HRworks Kündigen: Der Schritt-für-Schritt Leitfaden

HRworks kündigen: ihr recht auf sichere beendigung und vollständige kostenklarheit

Was HRworks ist und warum sie kündigen möchten

HRworks ist eine cloudgestützte Personalmanagementsoftware der HRworks GmbH mit Sitz in Ahrensburg bei Hamburg. Das Unternehmen richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland und automatisiert HR-Prozesse wie Personalverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Gehaltsabrechnung. Die Lösung ist als Software-as-a-Service (SaaS) aufgebaut, was bedeutet, dass Sie keine lokale Installation vornehmen müssen und über jeden Webbrowser auf Ihre Mitarbeiterdaten zugreifen.

Das System erfüllt die Anforderungen der deutschen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und wird von vielen Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitern genutzt. Allerdings kann es vorkommen, dass das System nicht mehr zu Ihren Anforderungen passt, die Kosten zu hoch werden oder Sie eine bessere Alternative gefunden haben. In diesem Fall haben Sie das Recht, HRworks zu kündigen, und Tocancel unterstützt Sie dabei, diesen Prozess sicher und rechtlich korrekt durchzuführen.

Für wen HRworks geeignet ist

HRworks richtet sich primär an mittelständische Unternehmen, die eine integrierte HR-Lösung suchen. Die modulare Struktur ermöglicht es Ihnen, nur die Funktionen zu buchen, die Sie tatsächlich benötigen. Dadurch können Sie die Lösung flexibel an Ihre Unternehmensgrößße und Ihre HR-Prozesse anpassen.

Häufige gründe für eine kündigung

Unternehmen entscheiden sich aus verschiedenen Gründen gegen HRworks. Dazu gehören überhöhte Kosten im Vergleich zum Nutzen, fehlende spezifische Funktionen, die Sie benötigen, Komplexität des Systems, das nicht zu Ihrer Unternehmensgrößße passt, oder der Wechsel zu einer Konkurrenzlösung mit besseren Funktionen. Tocancel hilft Ihnen, Ihre Kündigungsgründe zu priorisieren und den Kündigungsprozess strukturiert anzugehen.

Preisstruktur und abonnementpläne bei HRworks

HRworks verfolgt ein modulares Preismodell, bei dem Sie die benötigten HR-Funktionen einzeln buchen und die monatlichen Gebühren entsprechend Ihrer Unternehmensgrößße berechnet werden.

Module und ihre funktionen

Kosten und vertragsbedingungen

HRworks berechnet die Gebühren monatlich pro Mitarbeiter und Modul. Eine typische Vertragsbeziehung hat eine Mindestlaufzeit von 12 bis 24 Monaten. Die genauen Kosten werden nicht öffentlich transparent kalkuliert, sondern auf Anfrage individuell berechnet. Dies ist in der HR-Software-Branche üblich, da die Preise je nach Modulauswahl, Mitarbeiterzahl und zusätzlichen Services stark variieren.

Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und Basis-Modulen können Sie mit monatlichen Kosten zwischen 500 und 1.500 Euro rechnen. Hinzu kommen häufig einmalige Kosten für Implementierung, Datenmigration und Schulung. Diese Zusatzkosten können zwischen 2.000 und 10.000 Euro betragen, je nach Umfang und Komplexität Ihrer Datenbank.

Ihr recht auf kündigung nach deutschem recht

Sie haben das gesetzliche Recht, HRworks unter bestimmten Bedingungen zu kündigen, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in den Vertragsbestimmungen des Anbieters festgehalten sind.

Ihre rechtliche position verstehen

Nach deutschem Recht können Sie einen SaaS-Vertrag wie HRworks kündigen, wenn Sie die vertraglich festgelegten Kündigungsfristen und Laufzeiten beachten. Ist in Ihrem Vertrag eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten vereinbart, können Sie frühestens nach dieser Frist zum Ende eines Kalendermonats kündigen, es sei denn, der Vertrag enthält Sonderregelungen für außerordentliche Kündigungsgründe.

Wichtig: Das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) schützt Sie vor unlauteren Geschäftspraktiken. Wenn HRworks Ihre Kündigungsmitteilung ignoriert, nicht bestätigt oder künstliche Hürden aufbaut, können Sie bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Verbraucherzentrale Beschwerde einreichen. Ihre Kündigung ist rechtswirksam, wenn Sie sie fristgerecht und in der vertraglich vorgesehenen Form einreichen.

Kündigungsfristen und mindestvertragslaufzeiten

Die meisten HRworks-Verträge sehen eine Mindestvertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten vor. Nach Ablauf dieser Frist können Sie zum Ende eines Kalendermonats mit einer Kündigungsfrist von typischerweise 30 Tagen kündigen. Das bedeutet: Wenn Ihr Vertrag am 31. Januar 2025 endet, müssen Sie spätestens am 31. Dezember 2024 kündigen, damit die Kündigung zum 31. Januar 2025 wirksam wird.

Überprüfen Sie Ihren Vertragstext genau auf die exakten Kündigungsfristen und Laufzeiten. Diese Information finden Sie in Ihrem Vertrag oder in Ihrem HRworks-Kundenkonto. Dokumentieren Sie diese Daten, bevor Sie kündigen.

Kündigungsmethoden und schritt-für-schritt-anleitung

Um HRworks sicher zu kündigen, folgen Sie den rechtlich korrekten Verfahren und halten Sie alle Korrespondenz dokumentiert.

Die sicherste methode zum künden

Tocancel empfiehlt Ihnen, HRworks per Einschreiben mit Rückschein zu kündigen. Dies ist die rechtssicherste Methode, da Sie einen Nachweis für die fristgerechte Zustellung haben. Alternativ können Sie auch ein beglaubigtes Fax senden oder, falls verfügbar, ein digitales Kündigungsformular im HRworks-Kundenportal nutzen, solange Sie eine Bestätigung erhalten.

Vermeiden Sie informelle Kündigungen per E-Mail ohne Lesebestätigung oder telefonische Kündigungen. Diese lassen sich schwer nachweisen und führen häufig zu Streitigkeiten.

Schritt-für-schritt-kündigungsprozess

1. Überprüfen Sie Ihren Vertrag
   • Suchen Sie die genaue Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist in Ihrem Originalvertrag
   • Notieren Sie das Enddatum der aktuellen Vertragslaufzeit
   • Berechnen Sie die Kündigungsfrist rückwärts vom Enddatum
2. Fertigen Sie Ihr Kündigungsschreiben auf
   • Nennen Sie Ihre Kundennummer und den Namen des Unternehmens
   • Schreiben Sie deutlich: "Hiermit kündige ich meinen Vertrag zum [Enddatum] zum Ende der Kündigungsfrist"
   • Begründung ist optional, aber kann hilfreich sein (z.B. "Kostengründe" oder "Wechsel zu anderem System")
   • Unterschreiben Sie das Schreiben von Hand oder mit digitaler Signatur
3. Versand per Einschreiben mit Rückschein
   • Drucken Sie Ihr Kündigungsschreiben aus (2 Exemplare)
   • Gehen Sie zur nächsten Postfiliale
   • Buchen Sie ein Einschreiben mit Rückschein an die HRworks Adresse (siehe Kontaktadresse am Ende dieses Leitfadens)
   • Bewahren Sie den Rückschein für Ihre Unterlagen auf
4. Alternative: digitales Kündigungsformular
   • Melden Sie sich in Ihrem HRworks-Kundenkonto an
   • Suchen Sie die Einstellungen oder den Bereich "Vertrag kündigen"
   • Füllen Sie die vorgesehenen Felder mit Ihren Kundendaten aus
   • Laden Sie das ausgefüllte Formular herunter und speichern Sie es ab
   • Senden Sie es per Einschreiben mit Rückschein zusätzlich per Post nach
5. Nachverfolgung
   • Nach 3-5 Werktagen schreiben Sie eine kurze Nachricht, um die Zustellung zu bestätigen
   • Fragen Sie schriftlich nach einer Kündigungsbestätigung
   • Speichern Sie alle Antworten und Quittungen
6. Datenschutz und datenlöschung
   • Fragen Sie schriftlich an, wie Sie Ihre Mitarbeiterdaten exportieren können
   • Fordern Sie eine Bestätigung der Datenlöschung nach Vertragsende an
   • Überprüfen Sie, ob HRworks eine Datensicherung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in Deutschland 6 Jahre für Lohnunterlagen) vornimmt

Rückerstattungen und kostenregelungen nach kündigung

Nach einer Kündigung von HRworks haben Sie unter bestimmten Umständen Anspruch auf Rückerstattung zu viel bezahlter Gebühren.

Wann sie rückerstattung erhalten

Wenn Sie HRworks zum Ende einer Abrechnungsperiode kündigen, erhalten Sie normalerweise keine Rückerstattung, da Sie die volle Gebühr für diesen Monat oder dieses Quartal bezahlt haben. Allerdings gibt es Ausnahmen:

• Wenn Sie während einer Abrechnung kündigen (z.B. Kündigungsdatum liegt in der Mitte eines abgerechneten Monats), können Sie eine anteilige Rückerstattung verlangen
• Wenn HRworks den Service nicht wie vereinbart erbringt oder ausfällt, haben Sie Anspruch auf Minderung oder Erstattung
• Bei vorzeitiger Kündigung aufgrund eines Mangels im Service können Sie unter Umständen Schadensersatz fordern

So fordern sie eine rückerstattung an

Senden Sie eine schriftliche Rückerstattungsanfrage per Einschreiben mit Rückschein an HRworks. Legen Sie vor, wann Sie gekündigt haben, welcher Betrag berechnet wurde und welcher Betrag Ihrer Meinung nach erstatten werden sollte. Berechnen Sie anteilig: Wenn Sie am 15. eines 30-Tage-Monats kündigen und das volle Monat bezahlt haben, können Sie 50 Prozent zurückfordern.

HRworks muss auf Ihre Anfrage innerhalb von 14 Tagen schriftlich antworten. Ignoriert das Unternehmen Ihre Anfrage oder lehnt sie unbegründet ab, können Sie die Verbraucherzentrale Ihres Bundeslandes einschalten oder bei der zuständigen IHK Beschwerde einreichen. Tocancel hat bereits vielen Nutzern geholfen, solche Ansprüche durchzusetzen.

Häufige fehler beim künden und wie sie diese vermeiden

Viele Unternehmen machen beim Kündigen von HRworks vermeidbare Fehler, die zu Verzögerungen oder sogar zu weitergelaufenen Verträgen führen.

Die größten kündigungsfallen

• Fehler 1: Informelle Kündigungsform - Viele Unternehmen kündigen per E-Mail ohne Lesebestätigung oder telefonisch. HRworks kann später leugnen, die Kündigung erhalten zu haben. Lösung: Nutzen Sie immer Einschreiben mit Rückschein oder ein digitales Kündigungsformular mit Bestätigung.
• Fehler 2: Verpasste Kündigungsfrist - Wenn Sie die Frist um wenige Tage verpassen, muss HRworks Sie automatisch um 12 Monate verlängern. Lösung: Markieren Sie den Kündigungsstichtag in Ihrem Kalender und künden Sie mindestens 4 Wochen vorher.
• Fehler 3: Kündigung ignoriert oder nicht beantwortet - Manche Anbieter bestätigen Kündigungen nicht oder "verlieren" das Schreiben absichtlich. Lösung: Folgen Sie bei Tocancel dem Verfahren zur Nachverfolgung und fordern Sie schriftlich eine Bestätigung an.
• Fehler 4: Weiterzahlung nach Kündigungsdatum - Vereinzelt buchen Anbieter weiterhin Gebühren nach dem vereinbarten Kündigungsdatum ab. Lösung: Überprüfen Sie nach dem Kündigungsdatum regelmäßig Ihre Kontoauszüge und machen Sie unberechtigte Abbuchungen sofort geltend.
• Fehler 5: Keine Datenlöschung anfordern - Sie sollten schriftlich bestätigt bekommen, dass Ihre Mitarbeiterdaten nach Vertragsende gelöscht werden. Lösung: Senden Sie kurz nach Kündigung ein Schreiben, in dem Sie die Datenlöschung fordern und eine Bestätigung anfordern.

Nach der kündigung: übergang und langzeitplanung

Nach der erfolgreichen Kündigung von HRworks sollten Sie einen strukturierten Übergang zu einem neuen System oder einer manuellen Lösung planen.

Datentransfer und migration

Bereits vor der Kündigung sollten Sie klären, wie Sie Ihre Mitarbeiterdaten exportieren können. Fordern Sie HRworks auf, Ihre Daten in einem standardisierten Format (CSV, XML) bereitzustellen. Dies ist für den reibungslosen Wechsel zu einem anderen HR-System wichtig.

Speichern Sie insbesondere alle Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassungen und Personalakten lokal ab. Nach dem Kündigungsdatum haben Sie möglicherweise keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten in HRworks, daher sollten Sie diese vollständig kopiert haben.

Alternative HR-Systeme und vergleich

Wenn Sie einen Wechsel planen, informieren Sie sich über Alternativen zu HRworks. Am Markt gibt es Lösungen wie Paychex, Personio, Factorial oder Workday, die ähnliche Funktionen bieten. Tocancel hilft Ihnen auch beim Künden dieser Systeme, falls nötig.

Kündigungscheckliste und dokumentation

Um sicherzustellen, dass Ihre Kündigung von HRworks rechtssicher ist, folgen Sie dieser Checkliste und dokumentieren Sie jeden Schritt.

• Vertragsbedingungen geprüft: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Enddatum
• Kündigungsstichtag berechnet und in den Kalender eingetragen
• Kündigungsschreiben formuliert mit: Kundennummer, Kündigungsdatum, Unterschrift
• Einschreiben mit Rückschein zur HRworks-Adresse versendet und Quittung aufbewahrt
• Bestätigung der Kündigung von HRworks schriftlich angefordert
• Alle Mitarbeiterdaten exportiert und lokal gespeichert
• Datenlöschung nach Vertragsende schriftlich angefordert
• Rückerstattungsanspruch überprüft und ggf. eingereicht
• Abbuchungen nach Kündigungsdatum überprüft und ggf. beanstandet
• Neue HR-Lösung implementiert oder alternatives System gewählt

Bewertung von HRworks durch nutzer

HRworks hat auf unabhängigen Plattformen eine durchschnittliche Bewertung von 4,5 von 5 Sternen. Nutzer loben die intuitive Bedienung, die Modularität und die DSGVO-Konformität. Kritik gibt es häufig bezüglich der intransparenten Preisgestaltung, der langen Implementierungszeiten und des teuren Supports.

Wenn Sie HRworks bewerten möchten, nachdem Sie gekündigt haben, können Sie dies auf Plattformen wie Capterra, GetApp oder Trustpilot tun. Ihre ehrliche Bewertung hilft anderen Unternehmen, informierte Entscheidungen zu treffen.

Kontaktadresse und nächste schritte mit tocancel

Um HRworks kündigen zu können, benötigen Sie die offizielle Kündigungsadresse des Unternehmens. Senden Sie Ihr Kündigungsschreiben an folgende Adresse:

HRworks GmbH
Süderstraße 73
22941 Ahrensburg
Deutschland

Alternativ versuchen Sie, die Kündigungsoption in Ihrem HRworks-Kundenkonto zu nutzen oder kontaktieren Sie den Kundensupport per E-Mail (falls auf der HRworks-Website verfügbar).

Tocancel hat bereits tausenden Nutzern geholfen, SaaS-Verträge wie HRworks sicher und rechtswirksam zu kündigen. Wenn Sie Fragen haben, einen Mustertext für Ihr Kündigungsschreiben benötigen oder Probleme bei der Umsetzung auftreten, besuchen Sie Tocancel.com. Unsere Experten führen Sie durch jeden Schritt und stellen sicher, dass Ihre Kündigung rechtlich sicher und fristgerecht erfolgt. Mit Tocancel verlieren Sie keine Zeit, keine Kosten und kein Vertrauen in den Kündigungsprozess.