Salesforce kündigen: Ihr Schritt-für-Schritt-Guide

Salesforce kündigen in deutschland: ihr recht auf transparente kündigung, rückerstattung und datenschutz

Warum unternehmen Salesforce kündigen und was sie vorher wissen sollten

Salesforce ist eine der weltweit führenden Cloud-basierten Customer-Relationship-Management-Plattformen (CRM). Seit 1999 helfen die Lösungen von Salesforce Unternehmen dabei, Kundenbeziehungen zu verwalten, Vertriebsprozesse zu optimieren und Marketing-Kampagnen zu automatisieren. In Deutschland wird Salesforce durch die Salesforce Deutschland GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main vertreten.

Das Unternehmen bietet spezialisierte Cloud-Produkte: Sales Cloud für Vertriebsteams, Service Cloud für Kundensupport, Marketing Cloud für digitales Marketing und Commerce Cloud für E-Commerce-Lösungen. Trotz dieser umfangreichen Funktionen entscheiden sich viele Unternehmen irgendwann für eine Kündigung. Die Gründe sind häufig steigende Kosten, mangelnde Integration mit bestehenden Systemen, Datenschutzbedenken oder der Wechsel zu preisgünstigeren Alternativen.

Wenn Sie über die Beendigung Ihres Salesforce-Abonnements nachdenken, hilft Ihnen Tocancel mit einem transparenten Kündigungsleitfaden. Mit den richtigen Informationen und klaren Schritten schützen Sie Ihre Daten, vermeiden versteckte Gebühren und wahren Ihre gesetzlichen Verbraucherrechte nach deutschem Recht.

Wann eine Salesforce-Kündigung wirtschaftlich sinnvoll ist

Eine Kündigung macht Sinn, wenn Ihre monatlichen Ausgaben nicht mehr dem tatsächlichen Nutzen entsprechen. Salesforce-Lizenzen kosten zwischen 25 EUR (Essentials) und 330 EUR (Unlimited) pro Benutzer und Monat. Für ein Team von 20 oder 100 Mitarbeitern addiert sich dieser Betrag schnell zu mehreren Tausend Euro monatlich. Hinzu kommen Implementierungskosten, Custom-Entwicklung und Premium-Support.

Weitere häufige Kündigungsgründe sind Datenschutzbedenken bezüglich Cloud-Speicherung, fehlende Kompatibilität mit Ihren bestehenden Tools oder die Entdeckung besserer Alternativen wie HubSpot, Pipedrive oder branchenspezifische Lösungen. Die Experten bei Tocancel helfen Ihnen, diese Entscheidung richtig zu treffen und den Kündigungsprozess fehlerfrei durchzuführen.

Häufige gründe, Salesforce zu behalten

Vor der Kündigung sollten Sie prüfen, ob Salesforce wirklich nicht mehr passt. Wenn Ihr Team die Plattform intensiv nutzt, Sie stark in Customisierungen investiert haben oder Salesforce zentral für Ihren Geschäftsprozess ist, kann ein Wechsel zu hohen Kosten und Ausfallzeiten führen. Manchmal ist eine Tarifanpassung (z. B. Downgrade von Unlimited auf Professional) die bessere Alternative als eine komplette Kündigung.

Tocancel empfiehlt, vor der Kündigung auch mit dem Salesforce-Kundensupport zu sprechen - häufig gibt es Rabatte oder bessere Konditionen für loyale Kunden.

Salesforce-Preismodelle und vertragslaufzeiten in deutschland

Um Ihre Kündigung richtig zu planen, müssen Sie verstehen, welcher Tarif Sie nutzen und wie lange Ihre Vertragslaufzeit läuft.

Sales cloud editionen und monatliche preise

Service cloud, marketing cloud und weitere produkte

Neben Sales Cloud bietet Salesforce spezialisierte Lösungen mit unterschiedlichen Preismodellen. Service Cloud beginnt bei ähnlichen Preisspunkten wie Sales Cloud. Marketing Cloud ist deutlich komplexer kalkuliert und wird oft individualverhandelt, da sie E-Mail-Marketing, Social-Media-Management und Customer-Journey-Mapping kombiniert. Viele Unternehmen zahlen für mehrere Clouds gleichzeitig und nutzen manche nicht aktiv.

Überprüfen Sie vor der Kündigung alle aktiven Produkte in Ihrem Salesforce-Portfolio. Oft finden Tocancel-Nutzer ungenutzten Lizenzplätze oder Clouds, für die sie zahlen, ohne sie zu brauchen - eine häufige Kostenfalle, die Sie vor der Kündigung beseitigen können.

Vertragslaufzeiten und kündigungsfristen

Salesforce bietet typischerweise Verträge mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten an. Einige Verträge können auf 24 oder 36 Monate abgeschlossen werden. Die Kündigungsfrist beträgt normalerweise 30 Tage vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag am 1. Januar 2025 abgeschlossen haben, müssen Sie bis spätestens 1. Dezember 2025 kündigen, um nicht automatisch um ein weiteres Jahr verlängert zu werden.

Wichtig: Überprüfen Sie Ihren aktuellen Vertrag oder Ihre Rechnung, um das genaue Enddatum zu kennen. Viele Kündigungen scheitern, weil Nutzer die richtige Frist verpassen.

Ihre verbraucherrechte bei der kündigung von Salesforce

Als Kunde in Deutschland haben Sie spezifische Rechte beim Beenden von Verträgen. Diese sind in den Regelungen zum elektronischen Geschäftsverkehr und zum Verbraucherschutz verankert.

Ihre rechtliche position unter deutschem recht

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Elektronische-Geschäftsverkehrs-Verordnung (ElektroG) regeln Ihre Rechte bei Cloud-Software-Verträgen. Wenn Sie ein Geschäftskunde sind (also Ihr Unternehmen die Lizenz nutzt), gelten etwas andere Regeln als für Privatpersonen. In jedem Fall haben Sie das Recht auf eine klare, schriftliche Kündigungsbestätigung und auf Schutz Ihrer Daten während des Ausstiegsprozesses.

Salesforce muss Ihnen auf Anfrage alle Ihre Daten in einem standardisierten, exportierbaren Format zur Verfügung stellen. Dies ist Ihr Recht auf Datenportabilität nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Fordern Sie diesen Export an, bevor Sie den Vertrag beenden - Sie haben ein Recht darauf, Ihre Geschäftsdaten nicht bei Salesforce zu verlassen.

Widerrufsrecht und besonderheiten bei SaaS-Verträgen

Für Cloud-Software-Abonnements (SaaS = Software-as-a-Service) gelten besondere Regelungen. Wenn Sie eine Weiterleitung oder ein kontinuierliches Abonnement haben, können Sie dieses nach deutschem Recht innerhalb bestimmter Fristen beenden. Beachten Sie jedoch: Eine nachträgliche Rückerstattung für bereits erbrachte Dienste ist nicht immer möglich - insbesondere wenn der Vertrag bereits erfüllt wurde.

Ihre beste Absicherung ist, die genaue Kündigungsfrist im Auge zu behalten und rechtzeitig (mindestens 30 Tage vor Vertragsende) zu kündigen. Damit vermeiden Sie ungewollte Verlängerungen und unnötige Kosten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Salesforce kündigen

Der Kündigungsprozess folgt einer klaren Abfolge. Tocancel zeigt Ihnen jeden Schritt, damit Sie sicher und vollständig kündigen.

Schritt 1: überprüfung ihres vertrags und der kündigungsfrist

Bevor Sie kündigen, sammeln Sie alle wichtigen Informationen:

• Melden Sie sich in Ihrem Salesforce-Konto an.
• Navigieren Sie zu Setup > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen oder Konto-Details.
• Notieren Sie das Enddatum Ihrer aktuellen Vertragslaufzeit.
• Überprüfen Sie alle aktiven Produkte und Lizenzen (Sales Cloud, Service Cloud, Marketing Cloud, etc.).
• Exportieren Sie Ihren aktuellen Tarifplan und Ihre Vertragsbedingungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens 30 Tage vor dem Enddatum kündigen. Wenn Sie beispielsweise am 15. Januar kündigen möchten und das Enddatum der 15. März ist, müssen Sie bis spätestens 15. Februar kündigen.

Schritt 2: datensicherung und export

Vor der Kündigung müssen Sie Ihre Daten sichern. Dies ist essentiell, um Geschäftsverluste zu vermeiden:

• Exportieren Sie alle wichtigen Kundendaten, Kontakte und Verkaufsopportunitäten.
• Nutzen Sie das Salesforce Data Export Tool (in Setup > Datenverwaltung > Daten exportieren).
• Wählen Sie Ihre bevorzugten Datenformate (CSV, Excel etc.).
• Laden Sie die Dateien auf Ihre lokalen Server herunter und sichern Sie diese.
• Testen Sie die exportierten Daten auf Vollständigkeit und Lesbarkeit.
• Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, dass Salesforce Ihnen alle Daten zur Verfügung gestellt hat.

Tocancel empfiehlt, diesen Schritt mindestens eine Woche vor der offizielle Kündigungsmitteilung durchzuführen. So haben Sie noch Zeit, etwaige Fehler zu beheben.

Schritt 3: kündigung über das Salesforce-Kundenportal

Der einfachste Weg zur Kündigung ist das Online-Kundenportal:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Konto an.
2. Navigieren Sie zu Setup > Einstellungen > Konto.
3. Suchen Sie nach "Kündigung" oder "Subscription Management".
4. Wählen Sie die Produkte, die Sie beenden möchten (Sales Cloud, Service Cloud, etc.).
5. Geben Sie das gewünschte Kündigungsdatum ein (muss mindestens 30 Tage im Voraus sein).
6. Bestätigen Sie Ihre Kündigungsanfrage.
7. Speichern Sie eine Kopie der Kündigungsbestätigung lokal.

Nach dem Absenden erhalten Sie eine automatisierte Bestätigungsemail. Diese E-Mail ist Ihre Kündigungsbestätigung und sollte gelagert werden, falls Fragen auftreten.

Schritt 4: schriftliche kündigungsbestätigung anfordern

Obwohl die Online-Kündigung funktioniert, empfiehlt Tocancel, auch eine schriftliche Bestätigung zu erhalten:

• Kontaktieren Sie den Salesforce-Kundendienst per E-Mail oder Telefon.
• Teilen Sie mit, dass Sie Ihren Vertrag kündigen möchten und das Kündigungsdatum angeben.
• Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung per E-Mail.
• Speichern Sie diese E-Mail dauerhaft ab.

Dies schafft eine zusätzliche Sicherheit und dient als Beweis, falls später Fragen zur Kündigung auftauchen.

Schritt 5: überprüfung der abrechnung und rückerstattungsansprüche

Nach der Kündigung sollten Sie prüfen, ob Rückerstattungen fällig sind:

• Überprüfen Sie Ihre letzte Rechnung und das Vertragsende.
• Falls Sie im Voraus bezahlt haben und der Vertrag früher endet, können Sie eine anteilige Rückerstattung fordern.
• Kontaktieren Sie das Rechnungsteam und fordern Sie schriftlich eine Rückerstattung an.
• Nennen Sie Ihr Vertragsenddatum und den Grund für die Erstattungsanforderung.
• Geben Sie Ihre Bankdaten an und bitten Sie um Verarbeitung innerhalb von 14 Tagen.

In Deutschland müssen Unternehmen Rückerstattungen unter rechtmäßigen Bedingungen innerhalb von 30 Tagen verarbeiten.

Rückerstattungen und finanzielle abrechnung

Nach der Kündigung haben Sie unter bestimmten Bedingungen Anspruch auf eine Rückerstattung.

Wann Salesforce ihnen geld zurückgeben muss

Eine Rückerstattung ist fällig, wenn Sie im Voraus bezahlt haben und Ihre Vertragslaufzeit früher endet als bezahlt. Beispiel: Sie zahlen 3.000 EUR für 12 Monate, beenden den Vertrag aber nach 10 Monaten. In diesem Fall schuldet Salesforce Ihnen eine anteilige Rückerstattung für die verbleibenden 2 Monate.

Allerdings: Wenn Sie monatlich bezahlen und den Vertrag zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode kündigen, fällt keine Rückerstattung an. Die letzte Monatsgebühr wird komplett berechnet.

Wie sie eine rückerstattung fordern

Wenn Sie glauben, dass Ihnen eine Rückerstattung zusteht, schreiben Sie eine schriftliche Anfrage an den Salesforce-Kundendienst. Tocancel empfiehlt, folgende Punkte zu nennen:

• Ihre Kundennummer und Vertragskennummer.
• Das tatsächliche Kündigungsdatum.
• Das ursprüngliche Vertragsende.
• Den Betrag, den Sie im Voraus bezahlt haben.
• Die berechnete anteilige Rückerstattung.
• Ihre Bankverbindung für die Überweisung.

Salesforce muss innerhalb von 30 Tagen antworten und die Rückerstattung einleiten, wenn Ihr Anspruch berechtigt ist.

Rückerstattungstabelle für gängige szenarien

Nach der kündigung: was sie tun müssen

Die Kündigung ist nur der erste Schritt. Nach dem Kündigungsdatum müssen Sie mehrere wichtige Aufgaben erledigen, um Probleme zu vermeiden.

Datenmigration zu einer neuen plattform

Wenn Sie zu einer anderen CRM-Lösung wechseln, beginnen Sie die Migration rechtzeitig. Dies bedeutet Folgendes:

• Wählen Sie Ihre neue CRM-Plattform aus und richten Sie ein Test-Konto ein.
• Importieren Sie Ihre aus Salesforce exportierten Daten in die neue Plattform.
• Testen Sie alle Daten auf Vollständigkeit und Genauigkeit.
• Schulen Sie Ihr Team auf die neue Plattform.
• Führen Sie einen sanften Übergang durch, idealerweise mit parallelem Betrieb beider Systeme für 1-2 Wochen.

Tocancel empfiehlt, diesen Prozess mindestens 4 Wochen vor dem Kündigungsdatum zu beginnen, um Datenverluste zu vermeiden.

Überprüfung auf versteckte gebühren und verpflichtungen

Nach der Kündigung sollten Sie Ihre Rechnungen sorgfältig prüfen:

• Überprüfen Sie, dass Sie nach dem Kündigungsdatum nicht mehr abgerechnet werden.
• Achten Sie auf Restgebühren, Stornogebühren oder Vertragsstrafen.
• Reklamieren Sie alle unautorisierte Abbuchungen sofort bei Ihrer Bank.
• Behalten Sie alle Kündigungsdokumente und Rechnungen für mindestens 3 Jahre.

Falls Salesforce nach dem Kündigungsdatum weiterhin abrechnet, können Sie eine Chargeback-Anfrage bei Ihrer Bank stellen und diese Gebühren anfechten.

Datenlöschung und sicherheit

Nach der Kündigung sollten Sie bestätigen, dass Salesforce Ihre Daten gelöscht hat:

• Fragen Sie Salesforce schriftlich an, wann Ihre Daten vollständig gelöscht werden (normalerweise 30-90 Tage nach Kündigungsdatum).
• Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, dass alle Daten gelöscht wurden.
• Dies ist Ihr Recht auf Datenlöschung nach der DSGVO.

Bewahren Sie diese Bestätigung auf. Sie dient als Nachweis, dass Ihre Geschäftsdaten nicht mehr bei Salesforce gespeichert sind.

Häufige fehler bei der Salesforce-Kündigung

Viele Nutzer machen bei der Kündigung Fehler, die zu unerwarteten Kosten oder Datenverlust führen. Hier sind die häufigsten Fallstricke und wie Sie diese vermeiden.

Fehler 1: die kündigungsfrist verpassen

Der häufigste Fehler ist, die 30-Tage-Kündigungsfrist nicht einzuhalten. Wenn Sie zu spät kündigen, wird Ihr Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr verlängert. Das kostet oft Tausende Euro und ist schwer zu reverieren.

Markieren Sie sich das Kündigungsdatum im Kalender und erinnern Sie sich selbst mindestens 60 Tage vorher. So haben Sie eine Pufferfrist von 30 Tagen, falls Sie kurzfristig ändern sollten.

Fehler 2: daten nicht vor der kündigung exportieren

Wenn Sie Ihr Salesforce-Konto kündigen, ist der Zugriff sofort weg. Danach können Sie Ihre Daten nicht mehr einfach abrufen. Viele Unternehmen verlieren wichtige Kundendaten, weil sie dies nicht beachteten.

Exportieren Sie alle Daten mindestens eine Woche vor der Kündigung und speichern Sie diese lokal. Testen Sie, dass die Dateien lesbar sind.

Fehler 3: alle produkte gleichzeitig kündigen, ohne eine alternative zu haben

Wenn Sie Sales Cloud, Service Cloud und Marketing Cloud nutzen, sollten Sie nicht alle gleichzeitig kündigen. Koordinieren Sie den Wechsel mit einer neuen Plattform, um Ausfallzeiten und Datenverlust zu vermeiden.

Idealerweise bringen Sie die neue Lösung parallel zum Laufen, bevor Sie Salesforce abschalten. Dies kostet temporär mehr, vermeidet aber kritische Fehler.

Fehler 4: rückerstattungen nicht einfordern

Viele Nutzer kündigen, ohne zu überprüfen, ob ihnen eine Rückerstattung zusteht. Falls Sie im Voraus bezahlt haben und der Vertrag früher endet, können Sie Geld zurückbekommen. Lassen Sie dieses Geld nicht auf dem Tisch liegen.

Kontaktieren Sie das Rechnungsteam und fordern Sie schriftlich eine Überprüfung an.

Fehler 5: keine bestätigung der kündigung einholen

Das Online-Kündigungsformular ist praktisch, aber nicht immer zuverlässig. Nutzen Sie auch schriftliche Kommunikation, um eine zweite Bestätigung zu erhalten. Dies dient als Beweis, falls Salesforce später behauptet, Sie hätten nicht gekündigt.

Speichern Sie alle E-Mails und Kündigungsbestätigungen dauerhaft ab.

Checkliste für ihre Salesforce-Kündigung

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie keinen Schritt vergessen:

Alternativen zu Salesforce: lösungen für ihren wechsel

Wenn Sie Salesforce kündigen, benötigen Sie wahrscheinlich eine Alternative. Hier ist ein Überblick über beliebte CRM-Plattformen in Deutschland und Europa.

Vergleich beliebter CRM-Alternativen

Worauf sie bei der wahl achten sollten

Bei der Auswahl einer neuen CRM-Lösung beachten Sie diese Kriterien:

• Preis pro Benutzer: Vergleichen Sie die Kosten pro Lizenz und Monat mit Salesforce.
• Integrationsfähigkeit: Kann die neue Lösung sich mit Ihren bestehenden Tools verbinden (E-Mail, Buchhaltung, Marketing)?
• Datensicherheit: Ist das Unternehmen DSGVO-konform und bietet es Datenschutz in der EU an?
• Support auf Deutsch: Bietet das Unternehmen Kundenservice in deutscher Sprache an?
• Migrationsunterstützung: Hilft das Unternehmen Ihnen beim Import Ihrer Salesforce-Daten?

Tocancel empfiehlt, mindestens 3-4 Alternativen mit kostenlosen Test-Versionen zu prüfen, bevor Sie Salesforce vollständig beenden.

Kontaktdaten für die formale kündigung

Wenn Sie Ihre Kündigung schriftlich per Post einreichen möchten, senden Sie diese an die registrierte Adresse von Salesforce Deutschland:

Salesforce Deutschland GmbH
Einsteinstraße 172
60386 Frankfurt am Main
Deutschland

In Ihrem Kündigungsschreiben sollten Sie Folgendes angeben:

• Ihre vollständige Kundennummer.
• Ihre Vertragskennummer.
• Das gewünschte Kündigungsdatum (mindestens 30 Tage im Voraus).
• Eine klare Aufforderung zur schriftlichen Bestätigung der Kündigung.
• Ihre aktuelle Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Senden Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein, damit Sie einen Nachweis haben, dass es angekommen ist.

Zusammenfassung: ihre rechte und nächste schritte

Die Kündigung von Salesforce ist ein strukturierter Prozess, wenn Sie die richtigen Schritte befolgen. Als Verbraucher in Deutschland haben Sie starke Rechte zum Datenschutz, zur Transparenz und zu fairen Kündigungsbedingungen.

Tocancel hat Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Daten exportieren, die Kündigungsfrist beachten, Rückerstattungen einfordern und einen sicheren Wechsel zu einer neuen Plattform durchführen. Vergessen Sie nicht, alle Kündigungsdokumente und Bestätigungen zu speichern - diese sind Ihr Schutz, falls später Fragen auftreten.

Falls Sie unsicher sind, ob eine Kündigung die richtige Entscheidung ist, verhandeln Sie mit Salesforce über bessere Konditionen oder ein Downgrade zu einem günstigeren Tarif. Manchmal ist ein Tarifwechsel wirtschaftlicher als ein kompletter Wechsel zu einer neuen Plattform.

Tocancel ist Ihr Partner bei dieser Entscheidung. Mit unserem transparenten Kündigungsleitfaden und klaren Handlungsanweisungen haben Sie die volle Kontrolle über Ihren Ausstieg. Tocancel hat bereits Tausenden von Verbrauchern geholfen, ihre Cloud-Abonnements sicher zu beenden und ihre Rechte zu wahren. Folgen Sie dieser Anleitung, und Sie werden Salesforce ohne versteckte Kosten, Datenverlust oder rechtliche Probleme kündigen können.