Privacybeleid

1. Omschreven termen

Gekapitaliseerde woorden hebben overal in dit beleid de onderstaande betekenis.

Verwerkingsverantwoordelijke

Tocancel Limited (C 116018), uitgever van https://www.tocancel.com, die de doelstellingen en middelen bepaalt van de hier beschreven verwerking.

Abonnee

Elke persoon die een account heeft op tocancel.com, op de betaalde proefperiode of op een maandelijks plan.

Bewerking

Een van de vijf handelingen die tocancel voor een abonnee uitvoert: detectie, optimalisatie, claim, opzegging, bewijs.

Detectie

Identificatie van de terugkerende kosten en actieve abonnementen die aan een abonnee zijn gekoppeld.

Optimalisatie

Vergelijken van een gedetecteerde lading met de alternatieven en rapportage waar de abonnee te veel betaalt.

Claim

Voorbereiding en indiening van een verzoek om een bedrag dat een koopman de abonnee schuldig is.

Opzegging

Het beëindigen van een gedetecteerd abonnement op naam van de abonnee, per aangetekende brief waar de koopman dit vereist.

Bewijs

Het gecertificeerde, voorzien van timestamp vastgelegde record van een opzegging of claim, downloadbaar uit het account.

Verwerker

Een leverancier genoemd in artikel 10, die abonneegegevens verwerkt op schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke en op geen ander grondslag.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en contactroutes

https://www.tocancel.com wordt gepubliceerd door Tocancel Limited (C 116018), geregistreerd adres , btw-nummer MT3288-7409. Dit is de verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat in artikelen 4 tot 8 is beschreven.

• Vragen over gegevensbescherming en aanvragen van rechten: [email protected].
• Een lopende bewerking, een account of een verzending: [email protected].
• Factureringsgegevens en kopieën van facturen: [email protected].

3. Toepasselijke instrumenten

1. Verordening (EU) 2016/679, de GDPR, voor abonnees die zich in de Europese Unie bevinden.
2. Wet nr. 78-17 zoals gewijzigd, de Franse gegevensbeschermingswet, voor abonnees in Frankrijk.
3. De wet op de bescherming van persoonsgegevens (PDPL) zoals deze in Malta van toepassing is, waar de verwerkingsverantwoordelijke is geregistreerd.

4. Detectie: wat wordt verzameld voordat en tijdens de scan

Er worden geen gegevens verzameld die een bewerking niet nodig heeft. Detectie put uit vijf sets:

• Identificatie: achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, land.
• Account: gebruikersnaam, wachtwoord opgeslagen in geverifieerde vorm, plangeschiedenis, afgegeven facturen.
• Betaling: kaartnummer en bankidentificatoren worden ingevoerd in en bewaard door Stripe. De verwerkingsverantwoordelijke ontvangt een token en een status, en ziet het kaartnummer nooit.
• Betalingsgegevens: koopman, bedrag, valuta, datum en frequentie van elke geïdentificeerde terugkerende betaling.
• Technisch: IP-adres, apparaattype, browser, serverlogboeken en de cookies die in artikel 12 zijn vermeld.

5. Optimalisatie en claim: wat wordt later toegevoegd

Optimalisatie hergebruikt de betalingsgegevens uit artikel 4 en voegt het planniveau, opties en gebruik toe die de abonnee opgeeft. Er worden geen verdere identiteitsgegevens gevraagd.

Een claim voegt het geclaimde bedrag, de koopman-referentie, de omstreden data en eventuele ter ondersteuning geüploade bonnen toe.

Claim- en opzeggingsbrieven worden opgesteld met hulp van een AI-tekstinterface, die geen persoonlijke gegevens bewaart zodra het concept is geretourneerd.

6. Opzegging en bewijs: wat verlaat het platform en wat blijft

• Door de abonnee geüploade documenten en sjablonen gemaakt in het account.
• Postadressen van afzender en ontvanger, doorgegeven aan de druk- en postbezorgingspartner voor bezorging.
• Verzendgeschiedenis en trackingevents die door de postoperator worden geretourneerd.
• Het certificaat en timestamp die het bewijs vormen, bewaard onder artikel 8.

7. Doelstellingen en wettelijke grondlagen

8. Retentieperioden

Bestanden en documenten geleverd door de abonnee worden automatisch verwijderd wanneer het abonnement eindigt of het account wordt gesloten.

9. Hosting, back-ups en overdrachten buiten de Unie

Gegevens bevinden zich op beveiligde servers van OVHcloud (OVH SAS)., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cyprus (https://www.ovhcloud.com), binnen de Europese Unie, in Litouwen en Nederland.

Back-ups en deel van het technisch beheer worden vanuit Malta uitgevoerd.

Wanneer gegevens de Unie verlaten voor ondersteunings- of technische redenen, vertrouwt de verwerkingsverantwoordelijke op de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie onder artikel 46 van de GDPR en op de gelijkwaardige waarborgen die door de PDPL worden vereist, zodat de overdracht de bescherming niet verzwakt.

10. Ontvangers en verwerkers

Persoonlijke gegevens worden niet verkocht of verhuurd. Openbaarmaking is beperkt tot de hieronder genoemde ontvangers, voor de taak die tegen elk staat vermeld.

• Stripe Payments Europe Ltd.: verwerking van kaartbetalingen.
• OVHcloud (OVH SAS).: hosting en back-ups.
• Google LLC: publieksmetingen via Google Analytics 4.
• Postoperatoren en drukpartners: productie en verzending van aangetekende brieven.
• Een AI-tekstgenerator-API (OpenAI): bijstand bij opstellen, zonder persoonlijke gegevens na verwerking te bewaren.
• Ondersteuning, routering en andere technische leveranciers onder contract.
• Administratieve of gerechtelijke autoriteiten, waar de wet openbaarmaking verplicht stelt.

Elke verwerker is schriftelijk gebonden aan vertrouwelijkheid en aan de veiligheidsverplichtingen in artikel 11.

Wij gebruiken Stripe voor betalingen, analyses en andere zakelijke diensten. Stripe verzamelt identificerende informatie over de apparaten die verbinding maken met haar diensten. Stripe gebruikt deze informatie om de diensten die zij aan ons levert uit te voeren en te verbeteren, onder meer voor fraudedetectie. Meer informatie over Stripe en haar privacybeleid vindt u op https://stripe.com/privacy.

11. Veiligheidsmaatregelen

• SSL/TLS-codering van verkeer naar en van het platform.
• Wachtwoorden opgeslagen als hashes.
• Firewalling en retentie van toegangslogboeken.
• Scheiding van productie van andere omgevingen.
• Toegang verleend op rol, beperkt tot benoemd personeel.
• Interne audits tegen erkende internationale normen.

12. Cookies

• Technische cookies, zonder welke de service niet functioneert.
• Analytische cookies (Google Analytics 4), gebruikt voor publieksmeting.
• Functionele cookies, die taal- en weergavevoorkeuren opslaan.

Cookies worden beheerd via de toestemmingsbanner of de browserinstellingen. Technische cookies weigeren maakt de bewerkingen onbruikbaar.

13. Abonneerechten onder de GDPR en de PDPL

1. Toegang tot de gehouden gegevens.
2. Rectificatie van onnauwkeurige gegevens.
3. Verwijdering, het recht op vergetelheid.
4. Beperking van verwerking.
5. Bezwaar tegen verwerking.
6. Draagbaarheid: export van de gegevens in herbruikbare vorm.
7. Richtlijnen na overlijden, alleen Europese Unie.

Verzoeken gaan naar [email protected] en worden beantwoord binnen 30 dagen. Een identiteitsdocument kan eerst worden gevraagd waar de verwerkingsverantwoordelijke niet anders kan bevestigen wie vraagt.

14. Klachten en herzieningen

Een abonnee in de Europese Unie kan ook een klacht indienen bij de toezichthouder van zijn of haar eigen land.

Dit beleid kan worden herzien. De versie die van kracht is, is die gepubliceerd op tocancel.com op de dag dat deze wordt gelezen. Grote wijzigingen worden aangekondigd per e-mail of in het klantaccount.